Последние новости

КАК УПРАВЛЯТЬ ВРЕМЕНЕМ: СЕКРЕТЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

 Профсоюзная работа – это разновидность управленческого труда. Хорошо отлаженная работа, эффективная самоорганизация профсоюзного работника характеризует его управленческую культуру, которая проявляется в процессе выполнения его функциональных обязанностей.

 Представляем вниманию наших читателей доклад на тему: «Управленческая культура и навыки тайм-менеджмент в работе профсоюзного актива». Его подготовила главный специалист организационного отдела Совета Федерации профсоюзов Приднестровья Марина Попеску. Впервые доклад был представлен на Пленуме Тираспольского городского комитета профсоюза работников республиканского, местного хозяйства и транспорта 15 ноября.

 Планирование работы, принятие решений и контроль за их выполнением, коллективные переговоры по заключению коллективных договоров и контроль за их реализацией, подготовка и проведение различного рода профсоюзных мероприятий, организация работы с профкадрами и активом и т.п. – все это элементы управленческой культуры.

 Управленческая культура во многом зависит от умения профсоюзного работника организовать свой труд, рационально планировать рабочее время, подчинять решение текущих задач достижению стратегических целей, от уровня владения информационной и правовой культурой, культурой работы с письмами и обращениями трудящихся, от умения вести телефонный разговор.

 Известен закон управления: ни одна организация не можем быть лучше, чем ее лидеры. На практике бытует мнение, что загруженность профсоюзного работника обеспечивается нехваткой работников в профсоюзном комитете. Однако увеличение аппарата не всегда способствует полноценной реализации функции профсоюза, при плохой организации труда преобладают все те же текучка и бессмысленная суета. Успех в любой отрасли, в том числе и отрасли профсоюзной работы, во многом зависит от умения работать, способности организовать самого себя.

 Хорошо отлаженная техника личной работы, постоянное ее совершенствование позволяют профсоюзному руководителю достичь намеченных целей, что весьма положительно сказывается на жизни профсоюзной организации в целом.

 Главный вопрос заключается в умении организовать собственное время, так, чтобы успевать больше, получая от этого максимум отдачи и оставляя достаточное количество свободного времени. Говоря на языке современных терминов, все решает тайм-менеджмент – управление собственным временем, использование своей жизни с максимальной эффективностью. И речь идет не только о грамотном использовании рабочего времени, но и о делах, касающихся других сфер жизни.

 Современный тайм-менеджмент – это эффективный инструмент, который поможет каждому работающему сделать время его работы максимально эффективным, оставив силы и часы для отдыха и занятия любимым делом. Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Основными правилами тайм-менеджмента являются:

-         Планирование и постановка целей;

-         Расстановка приоритетов;

-         Анализ затрат временных ресурсов;

-         Составление списков дел;

-         Самоорганизация и делегирование полномочий;

-         Исключение лишних задач.

В правила планирования входит:

-         Составлять реалистичные планы действий в письменной форме;

-         Фиксировать в планах цели, а не действия;

-         Переносить несделанное в план следующего периода;

-         Устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности;

-         Оставлять определенное количество времени в качестве резерва;

-         При планировании мыслить альтернативно.

 Для облегчения планирования записывайте свои цели и задачи, пока они находятся в голове, их нельзя контролировать. Записывайте ценные идеи и мысли, значимую информацию и ее источник (книга, сайт и т.д.).

 Лучший инструмент планирования – список дел на день. Напишите список от руки, начиная с самого сложного, и в течение дня вычеркивайте выполненные, и вы увидите, что все задачи решаемы. В итоге ваша эффективность вырастет процентов на 30.

 Большие задачи можно разделить на более мелкие и постепенные шаги. Заведите себе привычку делать важные дела утром.

 Не пускайте все на самотек. Даже если вы что-то планируете, это не должно быть так, что в планах есть, а когда реализуется, еще неизвестно. Всегда следует устанавливать время, когда вы сможете закончить задачу. В случае если это сложно точно рассчитать, необходимо задавать приблизительные сроки.

 Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи. Вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать ее на более конкретные и локальные задачи. Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте.

 Его название – принцип SMART. Согласно данному принципу цель должна быть:

-         Конкретной – вместо обычного «хочу что-то» прописывайте конечный результат цели со всеми деталями;

-         Измеримой – используйте цифры или другие точные данные, чтобы сделать цель измеримой для оценки результата;

-         Достижимой – ставьте задачи, которые вам по силам. Не задирайте планку слишком высоко;

-         Значимой – спросите себя: «Зачем мне это?» Может, цель нужно переформулировать или она вообще лишняя;

-         С четкими сроками – ставьте срок, к которому вы планируете достичь цели. Это стимулирует и не дает расслабиться.

 Контролируйте себя. Создайте свой собственный мониторинг исполнения. Систематизируйте свою работу, объединяйте и структурируйте свои дела по смыслу, содержанию, времени и месту.

 Не позволяйте себе откладывать дела по каким-либо причинам.

 Научитесь делегировать часть своих прав и обязанностей членам профсоюзного комитета, комиссий, четко и грамотно определив задачи каждого.

 Еще один немаловажный принцип тайм-менджмента – это отказаться от так называемых «пожирателей времени». Цените свое и чужое время, ничего не забывайте и всегда добивайтесь поставленных целей, так как эффективность профсоюзных действий, привлекательность образа профсоюзов для их членов профсоюза во многом зависят от насыщенности информационного поля.

 Научитесь максимально использовать возможности информационного обеспечения профсоюзных организаций и членов профсоюза. Это – Интернет, электронная почта, социальные сети, профсоюзные стенды, селекторные совещания, профсоюзные собрания.

 Отдыхайте и занимайтесь спортом.Не нужно забывать об отдыхе, здоровье, правильном питании и занятиях спортом, ведь это все является составляющими вашего здоровья и энергии, которая необходима для работы и жизни.

 Используя все эти рекомендации, Вы, несомненно, научитесь грамотно и эффективно распоряжаться своим временем.