Последние новости

Эффективность собрания зависит от его организаторов

Основная цель проведения любого собрания — принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т. е. достижение определенного результата.

К сожалению, многие люди, посетившие не одно собрание, считают эти мероприятия бесполезными и безрезультатными.

Действительно, проведение собраний, продуктивных и эффективных, удается не каждому профактивисту.

Чтобы избежать типичных проблем, возникающих во время собраний, необходимо подготовиться к его проведению заранее. Даже если ранее вам не приходилось проводить собрания, подготовившись надлежащим образом, вы сможете управлять участниками дискуссии так, чтобы достичь требуемых результатов.

Хотя собрания — это неотъемлемая часть современной жизни, многие продолжают воспринимать их как пустую трату времени. Таково мнение людей, посещавших плохо организованные мероприятия. Наверное, вы и сами порой говорили что-то подобное.

Многие собрания оказываются неэффективными из-за недостаточной подготовки и ошибок в проведении. Присутствующие, не получив возможности принять участие в обсуждении поставленных вопросов, покидают зал с чувством глубокого разочарования.

Чтобы собрание получилось результативным, им необходимо управлять. Если нет человека, ответственного за соблюдение регламента, собрание либо отклонится от цели, либо станет неуправляемым и результата тоже не будет. Чтобы достичь максимальных результатов, необходимо мотивировать и побуждать всех участников к активному сотрудничеству в решении проблем.

Если организаторы встречи не знают или не понимают своих обязанностей, то они не смогут:

• придерживаться повестки дня и влиять на принятие решений, предупредить раздражительность и разочарование участников заседания;
• предоставить каждому возможность раскрыть свою точку зрения, чтобы все были удовлетворены;
• контролировать обсуждение, чтобы эффективно использовать время, отведенное на совещание;
• в конце собрания принять какое-то решение, а затем проконтролировать его исполнение.

Для эффективного проведения собрания нужно правильно подбирать ведущих и четко планировать повестку дня и сам ход собрания. В противном случае проведение подобных мероприятий действительно станет пустой тратой времени.